Cara Membangun Kaizen (Perbaikan Berkelanjutan) ke dalam UMKM

  • 1 month ago
  • Sumber: umkm.online
  • 177

UMKM.ONLINE - Sangatlah memungkinkan untuk melakukan riset di dalam perusahaan untuk menemukan berbagai alasan mengapa staf tidak termotivasi. Faktor kunci yang sering kita jumpai adalah budaya dan nilai-nilai perusahaan yang tidak mendorong staf untuk menjadi kreatif dan menemukan cara yang lebih baik untuk menyelesaikan pekerjaannya melalui penciptaan sistem ataupun prosedur baru. Banyak perusahaan masih menganut pendekatan tradional barat. Apa sih maksudnya?

 

Pendekatan Barat

Pendekatan Kaizen

Individual

Team

Departementnya sendiri

Seluruh Organisasi

Melakukan pemecatan

Perbaikan berkelanjutan

Menetapkan target keuangan jangka pendek

Target visi yang lebih panjang 

Berorientasi pada hasil

Proses untuk mencapai hasil

Penguasaan informasi sepihak

Berbagi informasi

Mereka dan kita (ego sentris)

Lebih Harmonis

Suka menyalahkan

Tanggung jawab dan rasa memiliki

 

Terkait dengan aspek-aspek di kolom kanan adalah pandangan jangka panjang dengan fokus pada kebutuhan pelanggan. Semua aktivitas dalam perusahaan berdasarkan nilai-nilai Kaizen harus diarahkan untuk mendapatkan kepuasan pelanggan yang lebih besar.

 

Izinkan saya secara singkat untuk menjelaskan Kaizen. Apa itu Kaizen? Ini adalah istilah dari Bahasa Jepang yang mengandung 2 suku kata, Kai yang berarti perubahan dan Zen berarti baik. Dalam pengertian manajemen, ini biasanya diterjemahkan sebagai “Perbaikan yang Berkelanjutan”. Pada prakteknya, hal ini mengacu kepada peningkatan produktivitas dan kualitas secara bertahap yang dilakukan semua orang di perusahaan di semua tingkatan.

 

Identifkasi masalah, area masalah, tempat dimana ada ruang untuk perbaikan adalah kunci dalam lingkungan Kaizen. Konsep ini pertama kali diperkenalkan oleh Dr. W Edwards Deming (ahli statistic Amerika) dan Joseph Juran (Konsultan) yang diutus untuk memulihkan ekonomi jepang dari sisa-sisa reruntuhan PD II pada tahun 1950/1960, dengan tugas utama yang diberikan adalah merevitalisasi manfaktur industry mobil Jepang. Jika ditemukan masalah oleh pekerja di jalur produksi, seluruh lini bahkan operasinal pabrik akan dihentikan. Selanjutnya akan dilakukan analisis untuk mengidentifikasi apa yang menyebabkan masalah itu terjadi. Hasil temuannya akan diedarkan ke semua – dari manager umum hingga mereka yang berada di jalur produksi. 

 

Sekarang, dengan konsep yang diadopsi tidak hanya di sektor manufaktur tetapi juga di semua sektor industri, identifikasi dan penyelesaian masalah jauh lebih kuat dalam bentuk Root Couse Analysis dibandingkan dengan organisasi barat yang masih tradisional. 

 

Di sinilah kepercayaan datang dari kebersamaan. Masalah-masalah yang terjadi tidak boleh “disapu di bawah karpet” oleh staf menutupi dengan punggung mereka sendiri. Transparansi dan identifikasi  sebab dan akibat serta pembelajaran untuk semua adalah bagian dari lingkungan peningkatan yang berkelanjutan. 

 

Meskipun pada awalnya, Kaizen berfokus pada produk dan layanan, generasi Kaizen di abad 21 menekankan pentingnya menempatkan kualitas pada orang, baik sebagai individu maupun team. Pendekatan Kaizen melibatkan semua orang di perusahaan. Tidak cukup hanya melatif staf di lini depan (layanan pelanggan), perlu ada leadership (pengaruh kepemimpinan), seperangkat nilai dan komitmen dari puncak perusahaan yang memastikan sikap dan hasil akan berubah.

 

Apa yang dapat anda lakukan sebagai pemilik / manajer UMKM untuk menciptakan lingkungan untuk perbaikan berkelanjutan di tempat kerja?

 

1.     Pada dasarnya, orang ingin merasa dibutuhkan, didukung, dan dihargai sebagai individu. Anda tidak dapat memaksa orang untuk datang dengan ide untuk perbaikan. 

 

2.     Anda harus menciptakan lingkungan dimana orang memiliki rasa bangga dalam pekerjaan mereka, dimana mereka merasa saran dan ide mereka didengarkan dan mereka diberi umpan balik, walaupun dalam kontek mereka tidak memberikan ide. 

 

3.     Hadiah dan pengakuan jelas merupakan bagian dari persamaan, tetapi juga memungkinkan anggota team berhak mengambil resiko dan berekperimen tanpa takut disalahkan. 

 

4.     Idealnya anda ingin team anda mengajukan ide apa yang perlu diperbaiki. Jika tidak terjadi, biarkan dan bawa itu ke rapat team dengan ide-ide kecil seperti mempertanyakan “apa yang anda miliki untuk Catatan Pelanggan, tata letak kantor, hingga penutup telepon pada jam makan siang. 

 

5.     Jangan menakut-nakuti orang dalam team anda untuk memaksa mereka membuat ide perubahan yang mengejutkan. 

 

6.     Melakukan pengulangan, mengangkat topk dalam meeting rutin team.

 

7.     Rayakan ide-ide kecil. Tunggu ide-ide itu datang. 

 

8.     Buat team anda sadar bahwa mereka memiliki 2 peran, melakukan tugas dan aktivitas normal mereka dan menyumbangkan ide peningkatan. 

 

9.     Berhati-hatilah dalam menggunakan kata “masalah”, tetap positif dan gunakan istilah “peluang untuk perbaikan”. 

 

 

Pemberdayaan adalah factor kunci. Pengembangan pribadi dan multi ketrampilan adalah juga penting lainnya yang membuat orang merasa perusahaannya peduli kepada mereka sebagai individu dan pada akhirnya, akan mendorong mereka untuk mau berkontribusi lebih banyak. 

 

Jadi bagaimana konsep Kaizen dikembangkan sejak dibuat pada tahun 1950-an?

 

Kaizen dulu, digunakan dibidang manufaktur dan fokus pada proses. Sekarang, digunakan di semua area dan fokus pada orang.

 

Kaizen dulu, awalnya cara meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Sekarang, merupakan satu set nilai yang lebih luas untuk kesuksesan bisnis di seluaruh perusahaan.

 

Kaizen dulu, Proses dan struktur yang sistematis di seluruh perusahaan. Sekarang: Pendekatan yang lebih fleksibel, sering digunakan bersama dengan sistem dan ide lain

 

Kaizen dulu: Sikap dan proses yang harus dipelajari. Sekarang: Semakin menjadi cara alami kehidupan organisasi, yang dibangun di atas kreatif di lingkungan bisnis baru

 

Kaizen dulu: Berpusat pada dasarnya di sekitar tim vertikal dan horizontal di tempat kerja. Sekarang: Semakin berkembang melalui bentuk-bentuk baru tim (dikelola sendiri, tanpa pemimpin, virtual dll) dan struktur.

 

Ini adalah cita rasa Kaizen untuk membangkitkan selera Anda. Ini bukan ilmu roket, dan banyak dari filosofi / pendekatan yang masuk akal. Sebagai pemilik atau manajer di UKM Anda berada dalam posisi yang ideal untuk mengembangkan peningkatan berkelanjutan. Lakukan itu! Anda akan kagum pada perbedaan yang akan terjadi untuk kehidupan kerja Anda dan orang-orang yang bekerja dengan Anda!

 

Referensi:  Effective People Management oleh Pat Wellington (Diterbitkan oleh Kogan Page, © 2017).